Office 365 : les fonctionnalités pour entreprise à découvrir

Microsoft 365, anciennement Office 365, est célèbre pour sa suite d'applications. Cette plateforme occupe souvent une place centrale dans les opérations d'une entreprise. Outre des outils comme Word, Excel et PowerPoint, Microsoft 365 est riche en fonctionnalités qui peuvent modifier votre approche du travail ainsi que votre efficacité.

Les astuces Office 365 à découvrir et à adopter

Microsoft Office 365 regorge de nouvelles fonctionnalités qui peuvent transformer votre façon de travailler. Plusieurs outils offerts par la suite sont méconnus, mais peuvent grandement vous aider à gagner en productivité.

Voici quelques astuces à découvrir pour tirer le meilleur parti de votre abonnement.

1.     Réaliser des sondages avec Microsoft Forms

Microsoft Forms est un outil simple à utiliser pour créer des questionnaires et des sondages. Il permet aux entreprises de mener des enquêtes ou de planifier des événements en concevant des formulaires en ligne. Les résultats sont directement intégrés et analysés dans Excel, simplifiant ainsi le processus décisionnel basé sur les informations collectées.

2.    Gérer ses tâches et ses projets avec Microsoft Planner

Microsoft Planner est un outil intégré à Office 365 qui assure la gestion des tâches. L’application vous permet de créer des plans, assigner des tâches et suivre l’évolution des projets en temps réel.

L’interface permet de conserver un œil sur les délais, tout en améliorant la collaboration entre les membres de l’équipe. Grâce à ses fonctionnalités intuitives, Microsoft Planner offre également la possibilité d’identifier rapidement les freins, et d'ajuster les priorités afin de garantir la réussite des projets.

3.    Utiliser la banque d’image gratuite

Les abonnés de Microsoft 365 peuvent profiter d'une large bibliothèque d'images et de vidéos libres de droits. Accessible sur Microsoft 365 et SharePoint, cette bibliothèque sera bientôt disponible sur d'autres applications.

Voici comment y accéder :

1. Dans l'onglet Insertion, cliquez sur Images, puis choisissez Images en stock.
2. Vous pouvez sélectionner un élément parmi les catégories suivantes : images, icônes, autocollants, vidéos (disponible uniquement dans PowerPoint) ou illustrations.

Astuce : utilisez le champ de recherche en haut de chaque collection pour trouver les éléments que vous souhaitez intégrer.

3. Cliquez sur Insérer pour ajouter votre sélection.

Utilisez ces images et vidéos pour dynamiser vos présentations. Avec du nouveau contenu ajouté chaque mois, vous n'allez jamais en manquer !

4.   Transcrire vos réunions avec Microsoft Teams

Saviez-vous que Teams peut également transcrire* vos réunions en temps réel ? Vous avez même la possibilité de traduire la langue de la réunion.

Voici comment procéder :

1.        Commencez l'enregistrement de votre réunion Teams.

2.       Activez la transcription en direct.

3.       Sélectionnez la langue de traduction souhaitée parmi les options disponibles.

4.      La transcription apparaîtra à côté de la vidéo de la réunion.

Cette fonctionnalité de traduction en temps réel permet aux participants de suivre les échanges, peu importe les langues utilisées.

*Notez que cette option requière une licence spéciale pour utiliser la transcription en temps réel, si le correspondant ne parle pas la langue discutée (Teams Premium Add-On).

5.    Partager et collaborer avec SharePoint

SharePoint est une solution de portails collaboratifs, idéale pour le partage de documents au sein de votre entreprise. Vous pouvez y créer des projets dans lesquels les membres de l'équipe peuvent collaborer en temps réel sur des fichiers. SharePoint permet aussi de partager des informations et suivre l'avancement des tâches.

En centralisant l'information, vous réduisez le risque de confusion et améliorez l'efficacité de vos équipes. De plus, SharePoint permet de définir des autorisations d'accès, garantissant la sécurité des données tout en facilitant la collaboration.

6.    Utiliser les applications mobiles

Une gamme d’applications mobiles incluses dans Microsoft 365 permettent aux utilisateurs d'accéder à leurs documents depuis n'importe quel endroit. Ces fonctionnalités de Microsoft facilitent ainsi le travail lors de déplacement ou de télétravail. Les applications Microsoft 365 sont des outils puissants, qui permettent aux utilisateurs de demeurer productifs, peu importe où ils se trouvent.

Microsoft Office 365 se positionne comme un outil collaboratif essentiel pour les entreprises qui souhaitent améliorer leur productivité et leur efficacité. En explorant ses nombreuses fonctionnalités, vous pouvez optimiser votre flux de travail et faciliter la collaboration au sein de votre équipe.

Acheter des licences adaptées à vos besoins vous permettra de bénéficier des mises à jour et dernières innovations offertes par Microsoft. Cet écosystème dynamique vous permettra de rester à la pointe de la technologie et d’assurer le succès de votre entreprise.

publié le 2024-12-16 par Netrevolution